1.仮申込（受付）
原則として開催日の1年前から仮申込を受け付けております。下記までご連絡ください。
※有効期間は仮申込完了から原則1ヶ月間とさせていただきます。
（公財）東京都道路整備保全公社 事業部管理課事業係
連絡先
〒163-0720 東京都新宿区西新宿2-7-1 新宿第一生命ビルディング20階 TEL：03-5381-3131（平日9:00～17:00） FAX：03-5381-3355
2.お申し込み（確定）
使用申込書をダウンロードし、催事内容、その他必要事項をご記入の上、原則として開催日の1年前から2ヶ月前までに、お申し込みください。
※開催日まで2ヶ月をきったお申し込み等の場合は、この限りではございません。
「1.仮申込（受付）」に記載の連絡先にお問合せください。
3.本契約
催事内容を審査した上で、「催事契約書」により契約いたします。
※催事の内容によってはお断りする場合があります。（使用制限参照）
4.実施計画書の提出
使用開始の1ヶ月前までに「実施計画書」（実施内容、進行スケジュール、施工物のデザイン、平面図など）をご提出ください。
5.使用料金の支払い
使用開始の1ヶ月前までに現金で全額お支払いください。
※会場の使用料以外のオプション関係費は、実施後、別途請求申し上げます。
■備品リース、イベント制作、運営、会場施工等も別途お見積もりにて承ります。
■使用時間 8：00～21：00(但し、催事最終日は19:00までに撤去してください。)
使用制限・使用中止事項
■使用制限 次のような催事にはご利用頂けませんので、ご了承ください。※詳細は「公益財団法人東京都道路整備保全公社新宿駅西口広場イベントコーナー使用について」をご確認ください。
- 公共エリアとしての美観、動線等に支障があると認められるとき
- 騒音、臭気等の発生が予想されるとき
- 催事の対象者が一般向けであると認められないとき
- 政治的、宗教的目的のとき
- 募金活動目的のとき
- 営利を目的とした催事及び販売行為をするとき
- 入場料を徴収するとき
- 公の秩序又は善良な風俗を害する恐れがあると認められるとき
- 署名、勧誘、キャッチセールス、アジテーション等の行為があると認められるとき
- イベントコーナー又は設備を損傷する恐れがあると認められるとき
- イベントコーナーの管理運営上支障があると認められるとき
- その他、管理会社として妥当ではないと認められるとき
■使用中止事項 申込後、利用中であっても以下の場合は利用を中止させていただきます。
- 実施計画と内容が異なる場合
- 利用料金未納の場合
- 利用規則に違反した場合
- 第三者に利用権利を譲渡及び転貸した場合
- 諸官公庁への届出・許可等の申請などを怠った場合
- 周辺等からクレーム等が出た場合
- 実施状況が危険な状態であると判断された場合
- 天変地異などによる災害・事故などにより利用が困難な状況である場合
※中止に伴う損害等については、一切補償致しません。
使用上の注意事項
[1]施工・撤去
- 会場にアンカーボルト、釘、ガムテープなどによる工作や貼り付けはできません
- 立て看板、ポスター等の設置、掲出は許可を必要としますので、事前に相談してください
- 搬入、搬出は事前に充分打ち合わせ、係員の指示に従ってください
- イベント終了後、制作展示物はすべてお持ち帰りください
- 備品リース・イベント制作・運営・会場施工なども別途お見積りにて承ります
[2]清掃、ゴミの処理
- 使用期間中並びにイベント終了時には、会場内及び会場周辺の清掃を行ってください。
- ゴミはお持ち帰りが原則となります
[3]関係主務官庁への届出
- イベントの開催に関しては必要となる各種許可申請の関係主務官庁への届出は主催者の責任でお願いいたします
関係官庁の届け出 消防：新宿消防署03-3207-0119 保健所：新宿保健所03-5273-3833
[4]その他
- 物品販売、飲食物販売を行う場合は、事前にご相談ください
- 会場の運営上、安全が損なわれる恐れのあるときは、当社から警備員の配置を要請することがあります。これに係わる費用は主催者負担となります
- 展示管理は主催者で行い、展示中の盗難・破損その他のトラブルの一切の責任は負いません
- 会場周辺の商業施設に支障を与えたり、お客様に不快感を与えるような音声・音量は御遠慮願います
- 裸火・危険物の持ち込みはできません
- その他、ご使用に関しては、担当者と協議・相談の上、その指示に従ってください
※使用規定は、予告なく変更する場合もあります。予めご了承ください。